初回相談で聞くこと：依頼内容を整理する質問シート

初回の相談で「だいたいこんな感じで」と言われ、そのまま話が終わる。作り始めると、聞いていないことばかり出てくる。よくある詰まり方です。

相談は要望を聞く場ではなく、決まっていることと決まっていないことを分ける場です。聞く項目を先に紙へ並べておきます。その場で考えながら聞くと、聞き漏らしが出ます。

ここでは、雑貨店の新商品を知らせるSNSの投稿画像を作る相談を例に、質問シートと三十分の進め方をまとめます。

初回相談の日程を決める、メールの例文

相談の前に、対応できる候補日時と相談方法を伝えます。目的や希望時期がまだ分からない場合は、日程の連絡と一緒に、先に共有してほしい項目を絞って尋ねます。

初回相談の日程調整メール

件名：［案件名］の初回相談の日程について

［宛名］様　ご相談ありがとうございます。［自分の名前］です。［案件名］について、まず内容を伺う日時をご相談できますでしょうか。

候補日時は［実際に対応できる候補日時］です。相談方法は［対応できる方法］を考えています。ご都合と、ご希望の方法をお知らせください。

事前に、［作りたいもの・目的・希望時期など、今回先に確かめたいこと］をご共有いただけると助かります。未定の項目は、未定のままで構いません。

ご返信を確認してから、日時と方法をあらためてご連絡します。よろしくお願いいたします。［署名］

［ ］は自分と相手の状況に置き換えます。候補を送っただけでは日程は確定していません。返答を受けて日時・方法を確認し、その時点で決まった内容を手元に残します。

日程の相談と、制作を引き受ける返事は分けます。作業範囲や条件が未確認なら、日程が決まっても仕事全体を引き受けると確約しません。

最初に聞くのは、作るものではなく目的

相手は作ってほしいものを言葉にして持ってきます。その形が目的に合っているとは限りません。先に目的を聞けば、形はあとで相談できます。

目的を聞くときは「宣伝したい」で止めず、誰に何をしてほしいのかまで聞きます。

聞き方の文例

最初に、今回の投稿を見た方にどうしていただきたいかを教えてください。たとえば、店に足を運んでほしい、新商品の特徴を知っておいてほしい、などです。

答えが二つ以上あるときは、いま一番増やしたいのはどちらでしょうか。

質問シートを、聞き方の文例つきで用意する

聞く項目は、目的、納品物、支給物、日程、確認、そして予算と支払いの六つです。横に聞き方を書いておくと、その場で言葉を探さずに済みます。

表は横にスクロールできます。

質問シートの記入は、編集部が用意した仮の例です。実際の相談では、職種や取引の慣行に合わせて項目を足し引きしてください。

最後の行は特に大切です。決まっていないことを聞く質問を入れておくと、相手も言い出しやすくなります。

三十分の相談を、四つに区切って進める

時間を区切らないと、目的の話だけで終わるか、細かい好みの話に入り込みます。

1. はじめの五分。目的、作るもの、日程の三つを決めたい、と先に伝える。
2. 次の十五分。質問シートの上から順に聞く。答えをその場で書き取り、聞き間違いがないかを読み上げて確かめる。
3. 次の七分。決まっていないことを一覧にして読み上げ、いつまでに決めるかを相談する。
4. 最後の三分。次にすること、次の連絡日、こちらから送るものを声に出して確認する。

書き取りは相手の言葉のまま残します。要約すると、自分の理解に寄ってしまいます。

金額の話が出たら、黙って避けずに前提を添えて答えます。「枚数が三枚、写真をご支給いただく場合はこのくらいの作業量です」と範囲つきで伝え、範囲が決まってから正式な見積を出す、と続けます。あわせて、支払いの時期と方法もこの場で確かめておきます。

その場で答えられないことは、持ち帰る

確かめずに即答した一言が、あとで作業量を大きく変えます。持ち帰る言い方を、先に用意しておきます。

持ち帰るときの文例

ありがとうございます。撮影のご相談については、今の段階でお引き受けできるかを申し上げられません。必要な作業を確認して、明日の午前中までにご連絡します。

持ち帰るときは、いつ返事をするかを必ず添えます。期限のない持ち帰りは、相手からは断りに見えます。

相談の当日中に、確認メモを送る

口頭で決めたことは、その日のうちに文字にします。記憶が新しいうちなら、違う箇所をすぐ直してもらえます。

確認メモの文例

本日はありがとうございました。うかがった内容をまとめます。相違があればお知らせください。

目的：初めての方に来店していただくこと。作るもの：投稿画像三枚（正方形）。支給いただくもの：商品の写真三点と、価格の一覧。

日程：写真を今週金曜までにお送りいただき、初回の案を翌週水曜にお渡しします。掲載予定日は翌々週の月曜。確認は店長様。

決まっていないこと：三枚それぞれの文言、価格を画像に入れるかどうか。お支払いは納品後のご請求で承ります。今週金曜までにご連絡いただけますと、日程どおりに進められます。

このメモは、あとで作業の範囲を確かめるときの土台になります。追加の相談が来たとき、どこからが追加なのかを判断しやすくなります。

確かめるチェックリスト

• 作るものより先に、目的を聞いた
• 質問シートを紙に用意し、その場で見ながら聞いた
• 答えを相手の言葉のまま書き取り、読み上げて確かめた
• 決まっていないことを一覧にし、いつまでに決めるかを相談した
• 概算を伝えるときは前提を添え、正式な見積は範囲が決まってから出すと伝えた
• 予算の目安と、支払いの時期・方法を確かめた
• 持ち帰る返事に、いつ連絡するかを添えた
• 当日中に確認メモを送った

今日やること

保存して使える、初回相談の質問メモ

記事の質問表を、自分の相談に合わせて書き込めるメモです。目的、納品物、作業範囲、日程、予算と支払い、未確認の条件、次の行動を整理できます。無料で、メール登録は不要です。保存後にテキストエディターで編集できます。

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