「何でもできます」を卒業する、サービス説明のつくり方

何でもできますと書くと、間口が広がる気がします。実際には逆で、読んだ側は何を頼めばよいか分からず、声をかける手前で止まります。

サービスの説明は「引き受ける形」を書きます。できる作業の一覧ではなく、どんな困りごとを、どこからどこまで、どう進めて渡すのか。この三つがそろえば、頼む側は自分の用事と照らし合わせられます。

ここでは、打ち合わせの録音を文字に起こす仕事を例にします。分野が違っても、書き分ける場所は同じです。

説明を三つの部分に分ける

一つの文章にまとめようとするから書けなくなります。先に三つの部分に分け、部分ごとに埋めます。

• どんなときに使うか。頼む側が困っている場面を、そのままの言葉で書く。
• 何をして渡すか。作業の中身と、最後に手元に残るものを書く。
• どう進めるか。相談から納品までの流れと、必要な日数の目安を書く。

「できること」の一覧を先に書くと、道具の名前や作業名が並びます。頼む側は作業名ではなく、困りごとで探しています。順番を入れ替えるだけで、伝わり方が変わります。

三つを埋めた記入例

文字起こしの仕事で埋めると、次のようになります。長さはこの程度で足ります。

サービス説明の記入例

会議や取材の録音を、あとから読み返せる形に整えます。聞き直す時間が取れない方、議事録の作成が後回しになっている方に向いています。

音声データをお預かりし、発言を書き起こしたうえで、言い直しや相づちを整理した読みやすい原稿にしてお渡しします。話者の区別と、聞き取れなかった箇所の印をつけます。

ご相談のあと、録音の一部を聞かせていただき、必要な日数をお伝えします。三十分の録音で、お預かりから三日を目安にしています。

この文と日数は、記事の説明のために編集部が作った仮の記入例です。日数は自分が守れる範囲に置き換えてください。

自分の仕事に置き換える、サービス説明テンプレート

仕事の種類が違っても、頼む側が知りたいのは、何を渡してもらえて、何を用意すればよいかです。次の［ ］を自分が担当できる範囲に置き換えて、手元で下書きしてください。メール登録は不要です。

サービス紹介文の下書き

［困っている場面］の方へ、［渡すもの］を作成します。［使う場面・目的］に使える形に整えます。

担当するのは［含める作業］までです。［含めない作業］は含みません。［追加相談が可能な作業／対応できない作業］については、事前にお伝えします。

はじめに［確認したい条件］を伺い、［相手に用意してもらう資料・素材］を確認します。そのうえで、対応できる範囲と日程をご相談します。

お渡しする形は［ファイル形式・点数など］です。修正は［対象とする内容・確認の進め方］を先に決め、範囲外の変更は着手前にご相談します。

まだ決められない日数や修正回数は、都合のよい数字で埋めず、確認する条件として残します。実績がない作業を経験済みのように書いたり、売上などの結果を約束したりせず、練習で確かめた範囲と実際に引き受けられる範囲を分けます。

担当範囲と見込み時間を先に整理したい方は、無料の作業範囲と時間の準備メモを使えます。書き出した内容を、この紹介文に戻して整えてください。

含まれるものと、含まれないものを並べて書く

行き違いが起きるのは、含まれないことを書いていないときです。断り書きに見えないよう、同じ大きさで並べて書きます。

表は横にスクロールできます。

含まれないものは、二つに分けて書きます。費用と日程を決めれば引き受けられる作業と、こちらでは対応できない作業です。どちらも「できません」でまとめると、相談してよいのかどうかが伝わりません。逆に、対応できない作業まで「別のご相談」と書くと、頼めると誤解されます。対応できないものは、対応できないと書きます。

自分のサービスに当てはめて整理するときは、作業範囲と時間の準備メモを使えます。含める作業・含めない作業・確認したいことを書き出せます。登録は不要です。

狭めすぎない言い方に直す

範囲を書くと、今度は狭く見えないかが気になります。次の三つを足すと、閉じた印象になりません。

1. 書いていない用事の受け皿を一行だけ置く。「近いご相談は、できるかどうかをお返事します」。
2. 判断の仕方を一つ書く。「録音の一部を先に聞かせていただき、対応できるかをお返事します」。
3. 相談だけでもよいと書く。頼むかどうかを決める前の連絡を、想定していると示す。

説明は一度書いて終わりにしません。相談のたびに聞かれたことを書き足すと、実際の用事に合った文章になっていきます。

確かめるチェックリスト

• どんなときに使うかを、困りごとの言葉で書いた
• 最後に手元に残るものを書いた
• 相談から納品までの流れと、日数の目安を書いた
• 含まれるものと、別の相談になるものを並べて書いた
• 含まれない作業を、費用と日程を決めれば受けられるものと、対応できないものに分けて書いた
• 相談だけでもよいことを書いた
• 作業名や道具の名前だけで説明していない

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