仕事を増やす前に点検したい、自分の働き方と余力

もう少し増やせそうだと感じたときが、いちばん崩れやすい時期です。増えるのは作業だけでなく、連絡、日程の調整、記録も一緒に増えます。

増やす前に三つを点検します。時間の余力、止まっている工程、一人で抱えている仕事。ここが整っていないまま増やすと、質か納期のどちらかが落ちます。

この記事は、増やすかどうかを決める前の点検としてまとめています。ほかの記事を読んでいなくても、この一本だけで進められます。

余力を、数字で確かめる

余力があるかどうかは、感覚では分かりません。直近三か月の記録から数えます。

1. 月ごとの作業時間の合計を並べる。
2. その月に使えるはずだった時間と比べる。
3. 超えていた月が二つ以上あれば、今は余力がない。
4. 超えていなければ、差の半分を、計画を立てるときの仮の目安として置く。
5. 来月の固定の予定、すでに受けている依頼、連絡と事務にかかる時間を書き出し、その仮の目安から引く。
6. 残った時間の範囲で増やし、三か月続けてから次を考える。

差の全部ではなく半分にするのは、増えるのが作業時間だけではないからです。一件増えれば、連絡と記録も増えます。

半分という数字は、崩れないことを保証する基準ではありません。連絡や記録がどれだけ増えるかは、仕事の種類によって変わります。計画を立てるための仮の目安として使い、実際にどうだったかは翌月の記録で確かめます。

点検表の記入例

余力の数字とは別に、進め方が回っているかを見ます。書けない欄が、増やす前に整える場所です。

表は横にスクロールできます。

点検表の中身は、編集部が例として書き入れた仮の記入例です。項目は自分の進め方に合わせて増減させてください。

増やす前に整える、三つの仕組み

点検で出た項目のうち、先に整えると効きやすいのは次の三つです。

• 説明の型。引き受ける範囲と、別の相談になるものを書いたもの。相談のたびに一から説明せずに済む。
• 日程の型。納品日から逆に並べる手順。案件ごとに考える時間がなくなる。
• 連絡の型。進捗と納品の文の下書き。毎回の書き出しで迷わずに済み、書き始めやすくなる。

三つとも、一度作れば案件ごとに書き換えて使えます。作るのにかかる時間は扱う仕事によって変わりますが、増やしたあとに作ろうとすると、そもそも時間が取れません。先に一つずつ手をつけます。

説明の型を作るなら、作業範囲と時間の準備メモに、引き受ける作業と別相談になる作業を書き出せます。記事から無料で保存でき、メール登録は不要です。

日程の型は、納品日から工程を組む手順で、自分が渡す日と相手の確認日を並べて考えられます。

連絡の型は、納品メール全文のテンプレートを使い、渡すもの・確認点・次の流れを自分の案件に合わせて下書きできます。

増やし方を、一つに決める

増やす方法はいくつもありますが、同時に試すと、どれが効いたか分かりません。一つ選びます。

1. 件数を増やす。今と同じ仕事を、数だけ増やす。
2. 一件あたりの範囲を広げる。前後の工程も引き受ける。
3. 続けて頼まれる形にする。単発ではなく、毎月の仕事にする。
4. 同じ相手の別の用事を引き受ける。振り返りから提案する。

どの増やし方でも、新しく増える作業とやり取りの時間を先に見積もります。続けて頼まれる形や、同じ相手の別の用事は、相手の事情を知っている分だけ説明の手間が少なく済むことはありますが、作業そのものが軽くなるわけではありません。見積もった時間が余力を超えるなら、今回は増やさないという選択も並べて考えます。

選んだら、三か月続けて記録を取り、月末の記録で確かめます。合わなければ戻します。増やしたあとに戻すのは、失敗ではなく点検の結果です。

確かめるチェックリスト

• 直近三か月の作業時間を並べた
• 使えるはずだった時間と比べた
• 増やす量の目安を、差の半分までとして仮に置いた
• 来月の固定の予定と、すでに受けている依頼にかかる時間を差し引いた
• 説明の型を書き出した
• 日程の立て方の型をつくった
• 進捗と納品の連絡の下書きを用意した
• 増やし方を一つだけ選んだ（増やさない選択も候補に入れて考えた）

今日やること

記事・教材・講座の案内をメールでも受け取りたい方は、おたよりの内容をご覧ください。