1日2時間から考える、無理のない仕事量の決め方

一日二時間あるから、月に六十時間ぶん働ける。この計算のまま引き受けると、たいてい足りなくなります。二時間のうち、作るために使えるのは全部ではないからです。

使える時間から連絡と段取りの時間を引き、残りを一件あたりの作業時間で割ります。出てきた数が、引き受けられる件数です。

ここでは、お店の読み物を毎月書く仕事を例に、二時間から本数を出すまでを追います。

二時間のうち、作業に使えるのは何分か

机に向かってから手が動き始めるまでに、いくつかの用事が挟まります。先に引いておきます。

• 連絡の確認と返信。案件をまたいだ日々の確認で、まとめても一日二十分ほどは要る。
• 続きから始めるための読み直し。中断した作業ほど長くかかる。
• 記録。作業時間と、次にすることを書く数分。
• 予定外の割り込み。家のこと、体調、来客。

四つを合わせると、二時間のうち三十分前後は作業以外に使われます。残る九十分が、実際に手を動かせる時間です。

三十分という数は、説明のための目安です。一週間、実際にかかった時間を記録して、自分の数字に置き換えてください。なお、ここで引く二十分は毎日の共通事務です。案件ごとの打ち合わせや直しのやり取りは、次の節で一件ぶんの作業時間に入れて数えます。同じ時間を二回引かないようにしてください。

割り算で、月の本数を出す

一日九十分、週に五日働けるなら、週七時間半。ひと月を四週間として数えると三十時間ほどです。ここから本数を出します。

1. 一件ぶんの作業時間を、工程に分けて見積もる（この例では一本四時間）。
2. その案件だけに発生する打ち合わせと直しの時間を足す（一本あたり一時間）。毎日の連絡二十分とは別に数える。
3. 合計で一件五時間になる。
4. 月に使える三十時間を五で割ると、六本。
5. そこから一本引いて、五本を上限にする。

最後に一本引くのが要点です。割り切った数のまま受けると、余白がありません。体調を崩した日や、直しが増えた日に逃げ場がなくなります。

自分の時間で計算する、仕事量の準備メモ

上の月五本は説明用の仮例で、全員に当てはまる上限ではありません。次の欄をノートへ写し、自分の時間を同じ単位（時間）で整理します。この記事内で無料で使え、メール登録は不要です。

今月の新規余力を考える記入欄

月の実作業可能時間：［共通事務と予備を引いた、自分の時間］時間。既存依頼の残作業時間：［今月中に残っている作業］時間。新規へ使える時間：［実作業可能時間から残作業時間を引いた値］時間。

新規一件に必要な時間：［制作・その案件固有の打ち合わせ・修正を合わせた時間］時間。参考件数：［新規へ使える時間÷一件の必要時間の端数を切り捨てた数］件。

今回引き受ける上限：［自分の予定と余白を見て決める数］件。見直す日：［予定と実際の時間を比べる日］。

1. 月の実作業可能時間から、既存依頼の残作業時間を引く。差がゼロ以下なら、新規に使える余力はないと書く。
2. 新規に使える時間があり、一件の必要時間を確認できていてゼロより大きいときだけ割り算し、端数を切り捨てて参考件数を出す。必要時間が未確認またはゼロなら、件数は算出せず一工程を試して時間を測る。
3. 参考件数と予定の余白を見て、今回引き受ける上限を自分で決める。見直す日に予定と実際の作業時間を比べる。

共通事務は実作業可能時間を出すときに引き、案件固有の打ち合わせや修正は一件の必要時間に入れて、同じ時間を二重に数えません。参考件数は受注件数や売上を保証せず、予定と実績に合わせて見直します。この記事の欄は手元で書くメモで、自動計算はしません。

上限を決めたら、断る前に相談する

上限を超える依頼が来たときに、そのまま断るのはもったいない場面があります。量か時期を動かせないか、先に相談します。

量を相談するときの文例

ご依頼ありがとうございます。今月は上限を五本としており、すでに二本お受けしているため、お引き受けできるのはあと三本までとなります。

四本目以降は来月の前半でしたらお受けできます。本数を分けるか、時期をずらすか、ご都合のよいほうをお知らせください。

できません、で終わらせず、できる形を一つ添えます。相手は次の相談をしやすくなります。

一週間ごとに、入っているかを確かめる

受けすぎに気づくのは、たいてい遅れが出たあとです。週に一度、数字だけを見ます。

表は横にスクロールできます。

三列目は、その週に手を動かした案件の数です。一件が二週にまたがることもあるので、足しても月の上限五本にはなりません。使えた時間が二週続けて見込みを下回ったら、上限を下げます。がんばりで埋めようとすると、次の月に響きます。

その週に実際に使える時間を確かめるときは、一週間の予定メモに動かせない予定と制作・連絡の枠を書き分けられます。

新規一件の作業を工程に分けて測るときは、作業範囲と時間の準備メモで実作業と確認待ちの日程を分けて記録できます。

確かめるチェックリスト

• 使える時間から、連絡と段取りの時間を引いた
• 一件ぶんの作業時間を、直しまで含めて見積もった
• 月に使える時間を、一件の時間で割った
• 割り算の答えから一件引いて、上限を決めた
• 上限を超えたときの相談の文を用意した
• 週ごとに、使えた時間を記録している

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