締め切りが重なったときの、優先順位のつけ方
相手が動けなくなる順に並べる
三件の締め切りが同じ週に来ると、どれから手をつけるかで時間を使ってしまいます。手が止まっている間も、締め切りは近づきます。
まず動かせない期限と残りの作業時間を確かめ、そのうえで、こちらが遅れたときに相手が動けなくなる順に並べます。期限に間に合う範囲で、次の人の作業の入り口になっているものを先にします。
ここでは、会報誌の文章の直し、店の掲示物の作成、問い合わせへの返事。この三件が重なった場面で考えます。
並べる基準は三つだけ
基準を増やすと決まりません。次の三つを書き出し、期限に間に合う組み合わせの中から順番を選びます。
- 期限と残り時間。いつまでに渡すか、あと何時間かかるか。ここが合わない組み合わせは、そもそも選べない。
- 止めている人がいるか。自分が渡さないと、次の人が始められない作業。
- 動かせるか。日付が決まっていて動かせないものと、相談すれば動くもの。
短い作業から片づけたくなりますが、それだけで決めると、人を止めたままにしてしまいます。期限に間に合うことを確かめたうえで、止めている人がいるものを先にします。
並べ替えの表の記入例
三件を書き出して、三つの基準を書き入れます。書いた時点で、順番はほぼ決まります。
表は横にスクロールできます。
| 仕事 | 期限 | 残り時間 | 止めている人 | 動かせるか |
|---|---|---|---|---|
| 会報誌の文章の直し | 明日の正午 | 三時間 | いる（次に印刷の手配） | 動かせない |
| 店の掲示物の作成 | 来週の水曜 | 四時間 | いない | 相談すれば動く |
| 問い合わせへの返事 | 今日中 | 十五分 | いる（先方が検討中） | 動かせない |
並べ替えの例は、編集部が記事のために用意した仮の記入例です。仕事の内容と時間は自分の場合に置き換えてください。
この例なら、順番は問い合わせへの返事、会報誌の直し、掲示物です。返事に十五分使っても、会報誌の三時間は今日のうちに確保でき、明日の正午に間に合います。間に合う見込みが立つからこそ、止まっている相手を先にできます。十五分では足りない相談なら、順番は変わります。
今の仕事を並べる、優先順位メモ
いま抱えている仕事ごとに次の欄を写して使います。無料で、メール登録は不要です。案件名は自分に分かる識別名で足ります。
優先順位を決めるための記入欄
案件の識別名：［自分用の名前］。合意済みの期限：［日付と時刻］。残作業時間：［確認できた時間／推定なら『推定』と付けた時間］。
相手の確認待ち：［返答が必要な内容と担当者・なければ『なし』］。自分の提出を待つ相手：［次の工程を進める担当者・いなければ『なし』］。動かせない工程：［作業や確認の順番・なければ『なし』］。
今日使える時間：［実際に使える時間］。最初に進める一つ：［対象の案件と作業］。
残り時間が分からないときは推定と書き、作業を分けて確かめます。期限を動かす必要が見えても、相手の了承を得る前に延長が決まったものとして扱いません。
動かせるものを、先に動かす相談をする
順番を決めたら、後ろに回した仕事の相手に連絡します。作業に取りかかる前に送ります。
日程をずらす相談の文例
掲示物の件で、日程のご相談です。今週は別件の対応が重なっており、初回の案をお出しするのが二日ほど遅れる見込みです。
来週の火曜にお出しし、掲示の予定日には間に合う形を考えております。ご都合が合わない場合は、お知らせいただけますでしょうか。
遅れそうです、だけでは相手は判断できません。新しい日付と、最終の期限に間に合うかどうかをそえます。
日程の了承をもらうための、相談文テンプレート
上の掲示物の仮例とは別に、自分の案件へ置き換えて送る文面です。候補日は実際に対応できる範囲から選びます。
日程変更を相談する文例
［対象の作業］の日程についてご相談です。現在、［合意済みの日付］に［渡すもの・進める作業］を予定しています。
［相談したい候補日］への調整は可能でしょうか。後の工程への影響は［確認済みの影響／未確認なら『確認中』］です。
ご都合をお聞かせください。ご了承をいただいてから日程を調整し、進め方をご連絡します。
［ ］には事実と実現可能な候補だけを入れ、理由や日付を作りません。後の工程への影響が分からなければ未確認と伝え、相手の了承前に新しい期限を確定しません。
重なりを、次からは受ける前に見つける
重なりの多くは、受けた時点で予測できます。引き受けるときに、二つだけ確かめます。
- その週にすでに入っている作業時間の合計。
- 相手の確認が入る日。自分の手が空く日ではなく、相手の返事待ちで止まる日を数える。
合計が使える時間を超えるなら、受ける時点で日程を相談します。始めてから遅れるより、その場で一往復するほうが早く済みます。
それでも重なったときは、順番を決めて、連絡して、残りは順に進めます。三件を同時に少しずつ進めるのが、一番遅くなります。
家の予定も含めて、その週に使える時間を確かめるときは、一週間の予定メモに動かせない予定と制作の枠を書き出せます。
確かめるチェックリスト
- 抱えている仕事の期限と残り時間を、全部書き出した
- 自分が渡さないと止まる作業を見分けた
- 動かせる日程と、動かせない日程を分けた
- 残り時間を書き出して並べ替えた
- 後ろに回した仕事の相手に、先に連絡した
- 連絡に、新しい日付を書いた
- 受ける前に、その週の合計時間を確かめる習慣にした
今日やること
今抱えている仕事を、期限のあるものだけ全部書き出します。そのうえで、今日から着手する三件を選びます。
- 抱えている仕事を全部書き、それぞれの期限と残り時間を書き入れる。
- 止めている人がいるかと、日程を動かせるかを書き入れる。
- 今日から進める三件を選んで順番を決め、後ろに回す仕事の連絡文を書く。
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編集注：並べ替えの表と連絡の文例は、記事の説明のために編集部が作成した仮の記入例です。実在の案件や取引先を示すものではありません。