「ちょっと追加で」にどう答える？追加依頼の整理と返答例

ちょっとだけ追加で、と言われたとき、断ると関係が悪くなる気がして、つい引き受けてしまいます。積み重なると、最初に決めた作業量とは別の仕事になっています。

その場ですぐには答えません。頼まれた内容を三つに仕分け、作業の量と費用に直してから返します。仕分けが済めば、返事は事務的に書けます。

ここでは、広告の画像を作る仕事の途中で、別の大きさでも欲しいと言われた場面を例にします。

頼まれた内容を、三つに仕分ける

追加かどうかは、気持ちではなく、着手前に決めた範囲と照らして判断します。三つに分かれます。

• 範囲の中のもの。もともと含まれている作業。そのまま進める。
• 範囲の外だが、ごく短い時間で終わるもの。今回だけ無償で引き受ける判断もあるが、義務ではない。費用をお願いしてよい。
• 範囲の外で、作業が増えるもの。日程か量の相談が必要。

二つ目を無償で続けると、範囲の線がだんだん消えます。引き受けるときは、今回にかぎってこの形で、と一言添えておきます。次に同じ依頼が来たときに話しやすくなります。

ここでいう範囲は、着手前に双方で確かめた作業の内容を指します。契約書の効力や法的な扱いについては、この記事では判断しません。

作業の量に直してから返す

追加は、作業時間と日程、そして費用に影響します。返事の前に、どれがどれだけ動くかを数えます。

表は横にスクロールできます。

上の四件は、説明のために編集部が並べた仮の例です。時間は自分の記録に置き換えてください。

数えてみると、思ったより小さいこともあります。その場で断らずに済むのは、数えたからです。金額をこの場で決められなくても、「追加分の費用と納期をお出しし、ご了承いただいてから着手します」と伝えれば、話は前に進みます。

追加の内容が曖昧なときに、先に確かめること

頼まれた内容が曖昧なままなら、対応できるかを即答せず、追加分の条件を先に確かめます。すでに決めた作業と、今回増える作業を分けて整理します。

• 変更する箇所と、追加する納品物の点数・形式。
• 希望する納品日と、実際に使う日。
• 素材や原稿を用意する人と、受け取れる時期。
• 確認をまとめる担当者。

これまでの打ち合わせやメモで確認済みのことは聞き直さず、未確認の条件だけを質問します。分からない点を推測で埋めて、追加分の対応可否や費用・日程を決めません。

追加内容を確認してから返す文例

追加のご相談ありがとうございます。作業の範囲を確認するため、［変更する箇所・追加する納品物］の点数と形式、ご希望日を教えていただけますでしょうか。

素材や原稿のご用意と、確認をまとめてくださるご担当者についても教えていただけますと助かります。

現時点では、追加分の対応可否・費用・日程は未定です。内容を確認して進め方をご連絡し、ご了承いただいてから追加分に着手します。

［ ］は自分の案件に置き換え、分かっている項目への質問は外します。返事をする日時を添えるなら、自分が守れる日時にしてください。必要なら、すでに決めた作業をその間どう進めるかも確かめます。この文例は新しい追加分の相談用で、元の合意や費用を一方的に変える返答には使いません。

返答の文例

追加内容が分かったら、そのまま進める場合と、条件を相談する場合に分けて返事を考えます。

そのまま進める場合の文例

文字の修正の件、承知しました。今の作業の中で対応できますので、日程はそのままで進めます。

相談する場合の文例

別の大きさの件、ご相談させてください。今回の作業には含んでいなかったため、二時間ほど作業が増え、お渡しが二日ほど後ろになります。追加分の費用と納期をお見積りしてお送りしますので、ご了承をいただいてから着手いたします。

進め方は二つ考えられます。一つは、今回の分を先にお渡しし、追加分を別のご依頼としてお受けする形。もう一つは、まとめて二日後にお渡しする形です。

どちらがご都合に合うか、お知らせいただけますでしょうか。

選択肢を二つ出すのが要点です。受けるか断るかの二択にすると、相手も言い出しにくくなります。

くり返し起きるなら、次の相談で形を変える

同じ追加が何度も来るのは、相手が困っているからです。相手の用事の形と、こちらの範囲の形が合っていない合図でもあります。

1. 追加で頼まれた内容を、案件ごとに記録しておく。
2. 三件たまったら、共通している項目を見つける。
3. その項目を、最初から範囲に入れた形を考える。
4. 次の相談のときに、その形を先に提案する。
5. 入れない場合は、別のご相談になりますと説明に書き足す。

毎回その場で耐えるより、形を変えるほうが早く終わります。相手にとっても、頼みやすくなります。

確かめるチェックリスト

• その場で即答せず、持ち帰った
• 着手前に決めた範囲と照らして仕分けた
• 増える作業時間を数えた
• 日程がどれだけ動くかを数えた
• 返事に選択肢を二つ用意した
• 追加分の費用と納期を伝え、了承をもらってから着手した
• 今回だけ無償で対応する場合は、その旨を添えた
• くり返し来る追加を記録している

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