仕事の振り返りを次の提案につなげる、5つの質問

納品して、ありがとうございましたで終わると、次に声がかかるかどうかは相手任せになります。良い仕事をしたかどうかとは別の話です。

終わった直後に五つの質問で振り返ります。答えの中に、次に提案できることが含まれています。売り込む材料ではなく、相手の残った困りごとを見つける作業です。

ここでは、写真教室の案内チラシを作り終えた場面を例にします。

自分に向ける五つの質問

納品の翌日までに書きます。日が経つと、細かい経緯があいまいになります。この時点では、配ったあとの反応など、まだ分からないこともあります。分からない欄には「未確認」と書き、いつ確かめるかを決めておきます。

1. 相手が最初に困っていたことは、解決したか。まだ分からない場合は「未確認」と書き、確かめる時期を決める。
2. 途中で出てきた別の困りごとは何か。今回の範囲の外に出た話を思い出す。
3. こちらが時間を使ったのは、どの工程か。見込みと違ったのはどこか。
4. 相手が判断に迷ったのは、どの場面か。
5. この仕事のあとに、相手側で発生する作業は何か。

二つ目と五つ目が、提案につながります。チラシの例なら、配ったあとの申し込みの受け方や、次回の案内の作り直しが、相手側に残る作業です。

相手に聞く質問は、二つまで

感想を求めると、相手は気を遣います。聞くのは、事実と今後の予定だけにします。

納品後に聞くときの文例

先日はありがとうございました。今後のために二点だけ伺えますでしょうか。

一点目、今回のやり取りで、進め方を変えたほうがよかった箇所はありましたか。二点目、チラシを配ったあとの反応を見る予定はありますか。

お手すきのときで構いません。ご返信がなくても問題ありません。

最後の一行を必ず添えます。返事を待たれていると感じると、相手は答えにくくなります。

振り返りを、提案の形に直す

提案は、次の仕事をくださいという話ではありません。相手に残っている作業を、こちらで引き受けられる形にして見せることです。

表は横にスクロールできます。

この三行は、編集部が記事のために考えた仮の例です。提案の内容は、実際に見えた困りごとから作ってください。

三つ出たら、送るのは一つだけにします。まとめて出すと、売り込みに見えます。

次の相談につなげる、短い提案メールのテンプレート

振り返りで実際に確認できたことがあり、自分に対応できる案が一つあるときだけ、既存の取引先へ短く伝えます。［ ］は自分の事実に置き換えてください。

既存の取引先へ送る提案メールの型

件名：［前回の案件名］に関連する［提案する作業］のご相談

［宛名］様

お世話になっております。［前回の案件名］ではありがとうございました。

前回、［実際に確認した困りごと］と伺いました。前回の作業範囲には［前回の範囲に含まれていなかった作業］は入っていなかったため、もし現在も必要でしたら、［自分が対応できる具体案を一つ］をご提案できます。

ご関心があれば、必要な条件と時期を確認してからお見積りします。今は不要でしたら、ご返信は不要です。どうぞよろしくお願いいたします。

困りごとを実際には確認していない場合は、確認済みの事実として書かず、まず相手に質問します。仮説のまま売り込まず、今は不要と分かっている提案は送りません。料金・納期・受注は、相手と相談する前に決まったように書かないでください。

送る前に、事実と提案を分ける

送信前に、メールに書いた内容を次の三つに分けて見直します。

• 事実：前回の仕事で相手から実際に確認した困りごとと、前回の作業範囲外に残った作業。
• 未確認：今もその作業が必要か、希望する範囲・時期。分からなければ質問し、決めつけない。
• 対応できる範囲：自分が実際に相談できる具体案を一つ。費用と日程は条件を確認してから伝える。

押し売りにしないための線引き

提案が重く受け取られるかどうかは、内容より送り方で決まります。四つを守ります。

• 送るのは納品の直後ではなく、少し間を置いてから。
• 一度だけ送り、返事がなければそれ以上は続けない。
• 断りやすい一文を必ず添える。「必要になったときにお声がけください」。
• 今回の仕事の中で見えたことだけを書く。一般論を並べない。

返事がなくても、提案した事実は残ります。相手が必要になったときに思い出してもらえれば、それで十分です。

確かめるチェックリスト

• 納品の翌日までに、五つの質問に答えた
• まだ分からない項目に「未確認」と書き、確かめる日を決めた
• 範囲の外に出た話を書き出した
• 見込みと違った工程を記録した
• 相手に聞く質問を二つまでに絞った
• 返事がなくてもよいと添えた
• 提案を一つだけに絞った
• 断りやすい一文を添えた

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